I progetti per essere avviati, pianificati, eseguiti e controllati dipendono da risorse con ruoli e responsabilità differenziati. In un progetto PM², gli attori chiave cambiano per ciascuna fase.

Durante la fase di Avvio, l’attore principale è il Committente di progetto (Project Owner - PO), che avvia il progetto ed è il responsabile ultimo dell’intera documentazione prodotta. Per la fase di Pianificazione, il principale attore è il Responsabile di progetto (Project Manager - PM), che assolve il ruolo di coordinamento dell’implementazione di tutti i piani di progetto. Per la fase di Esecuzione il compito di portare avanti il Piano di progetto e di produrre i prodotti è affidato al Team specialistico di progetto (Project Core Team - PCT).
Infine, la fase di Chiusura è guidata dall’insieme di questi (principali) stakeholder di progetto che ne valutano la performance generale.

I principali documenti (artefatti) sono descritti di seguito:

• Mandato di inizio progetto - (Project Initation request)
  Formalizza la richiesta ad avviare l’analisi di contesto rispetto a problemi, esigenze od opportunità (interne o esterne all’organizzazione).
• Business Case
  Presenta le motivazioni alla base del progetto, ne fornisce la giustificazione all’investimento e ne definisce i vincoli economicofinanziari.
• Scheda di inizio progetto - (Project Charter)
  Basata sull’analisi dell’investimento, definisce l’ambito del progetto, i requisiti di alto livello e i prodotti.
• Guida alla gestione del progetto - (Project Handbook)
  Presenta gli obiettivi di gestione del progetto e l’approccio generale di gestione. Documenta i relativi ruoli e le responsabilità gestionali.
• Piano di progetto - (Project Work Plan)
  Include la scomposizione del lavoro da realizzare, le stime di impegno delle risorse e dei costi previsti, definisce il cronogramma di progetto.
• Prodotti - (Project Deliverables)
  È l’insieme dei risultati, cioè il prodotto/servizio di progetto, così come definito nella Scheda di inizio progetto e nel Piano di progetto.
• Rapporto di fine progetto - (Project End Report)
  Riassume le esperienze maturate nel corso del progetto, la performance complessiva del progetto e le lezioni apprese (pratiche di successo e di insuccesso).

Fonte: Panoramica sul metodo di gestione di progetto PM² - basata su: Metodo di gestione di progetto PM² della Commissione europea © Unione europea, 2020 Riproduzione e riutilizzo autorizzati con citazione della fonte.