Per le organizzazioni, la pandemia COVID-19 è stata una sfida su una scala senza precedenti. I leader aziendali hanno improvvisamente dovuto concentrarsi sul far galleggiare le loro aziende, oltre a sostenere il potenziale di crescita futuro. Dato questo ambiente imprevedibile, molte organizzazioni dovranno rivedere le proprie strategie, servizi e prodotti. Con questo, i temi PRINCE2® possono aiutare, poiché descrivono aspetti della gestione del progetto che devono essere affrontati continuamente.

Business Case

Ogni volta che si verifica un grande cambiamento nell'ambiente aziendale, come una pandemia globale, le organizzazioni dovrebbero intraprendere una revisione strategica per capire se i loro obiettivi sono ancora realizzabili. Potrebbero essere necessarie azioni come ridimensionamento, outsourcing, nuovi prodotti o investimenti in nuove aree. Tutti gli stakeholder dovrebbero essere coinvolti nel processo in modo che tutti abbiano fiducia nel nuovo business case una volta sviluppato.

Organizzazione

Un importante aggiornamento di un business case dovrebbe sempre essere accompagnato da una revisione dei ruoli e delle responsabilità di tutti. Anche se alla fine nulla cambia, è fondamentale che i leader aziendali confermino che le strutture e le capacità del personale sono stabili e adeguate e che aiuteranno l'organizzazione a progredire verso i suoi nuovi obiettivi. Un cambiamento importante, come il trasferimento al lavoro da casa, dovrebbe attivare un processo per verificare che tutti sappiano di cosa sono responsabili. Potrebbe anche essere necessario assumere più personale, assumere consulenti esterni o dare ai singoli dipendenti responsabilità aggiuntive per far fronte alla nuova normalità.

Qualità

Siamo in un ambiente molto instabile, in cui il cambiamento è diventato la norma. Ciò significa che le aziende devono essere più diligenti riguardo alla qualità. Devono continuamente rivalutare i loro prodotti e servizi e il loro confronto con la domanda del mercato. Quando l'ambiente è volatile, i requisiti del servizio e del prodotto devono essere ugualmente flessibili e adattabili alle mutevoli esigenze dell'utente finale.

Piani

Quando il gioco si fa duro, è importante fermarsi e riflettere su dove era, è e deve essere l'attività. Hai bisogno di un piano solido se vuoi salvare un'azienda in difficoltà. La pianificazione strategica dovrebbe includere considerazioni come la visione a lungo termine, i cambiamenti nella struttura e nella cultura aziendale, se è necessario un consulente di turnaround, SWOT analysis, budget, flusso di cassa e così via.

Rischio

I rischi, sia positivi che negativi, sono ovunque. Per molte aziende in questo momento, il più significativo è causato dal mancato adattamento. I manager dovrebbero considerare come le loro azioni influenzeranno la redditività, il reddito e la reputazione dell'azienda, nonché l'impatto su clienti e dipendenti. Cerca di imparare cosa si può fare per mitigare e gestire i rischi utilizzando esperienze passate, analisi di mercato e altre ricerche.

Modifiche

Le modifiche sono parte integrante di un progetto. Nessun piano è perfetto, quindi potrebbero essere necessarie modifiche per garantire il raggiungimento degli obiettivi primari. In questo ambiente, le aziende devono essere attente e pronte ad adeguarsi rapidamente per stare al passo con le richieste normative e degli utenti. Pianificare un budget per le modifiche più ampio del solito e garantire che le persone appropriate abbiano l'autorità per apportare e gestire queste modifiche in modo efficace.

Progresso

La direzione deve riesaminare e analizzare regolarmente le attività della propria organizzazione per monitorare i progressi. Se non lo fanno, i progetti potrebbero deragliare senza che nessuno se ne accorga, il che potrebbe bloccare qualsiasi sviluppo. È fondamentale che tutti sappiano chi è responsabile e responsabile per monitorare i progressi e intraprendere le azioni appropriate.

Per una ripresa di successo, le organizzazioni devono avere un solido business case, un piano solido, controlli, un quadro di monitoraggio, responsabilità chiare, comunicazioni frequenti, impegno degli stakeholder e capacità decisionali rapide. Questo può sembrare scoraggiante, ma PRINCE2 con i suoi temi può aiutarti ad affrontare questi problemi in modo logico ed efficace.

Articolo di Fatima Stuart - Consulente per la gestione dei progetti – Tradotto in Italiano da Claudio Restaino